文書保管（書類保管）
経理関係文書、技術・研究資料、各種伝票、取引記録、図面等のビジネス文書を始め、カルテ・レントゲン、投薬記録等の診療録（医療文書）など、情報資産である文書（書類）をセキュリティ設備の整った堅牢な倉庫で保管します。
集配、保存期限切れ文書の機密廃棄、ファイリングや保存期限等に関するコンサルティング、総合文書管理ツールとしてのWebシステムの構築など、総合的なサービスを提供します。
文書保管のメリット
- オフィススペースの有効活用・賃料の削減
- 個人情報を含む重要文書の管理強化
- 文書管理事務の効率
保管・管理
原本の重要性・検索性、保管コストなどの観点から、保存箱・封筒・ファイルなど、保管対象の情報資産に合わせた最適な管理形態を提案します。
在庫情報は住友倉庫独自の在庫管理システムにより管理します。入出庫時には、バーコードラベルとハンディターミナルを使った精度の高いオペレーションを実現しています。
Web情報管理システム
お客様の重要文書を一元管理する専用Webシステムです。柔軟な設定かつ充実した管理機能で、事務負担を軽減できます。Webシステムですので多額の初期投資やメンテナンスが不要で、迅速な導入が可能です。 お客様の組織形態・管理方法に適した仕様にカスタマイズして提供します。
Webシステムの特徴
- 住友倉庫で保管する文書のみならず、お客様の書庫、全国各拠点の情報も一元管理
- ファクシミリでの指示によることなく、全ての管理をWeb上で実現
- アクセス制限・承認システムによりセキュリティを確保
Webシステム導入による効果
下記でお困りのお客様は是非ご利用を検討ください
- 文書の保存ルールが全社的に統一できない
- 保管内容や保存期限の不明な文書が多い
- 保存文書のセキュリティが不安
- 管理部門の負担が大きい
- 保管数量が増加し続けている
- 契約書、図面、GxP関連資料などの重要書類の厳格な管理ができていない
集配
各種文書の回収や閲覧が必要な場合は、集配サービスをご利用ください。 ご依頼に応じてお客様のオフィスまでお引取り・お届けに伺います。 地域別に独自の集配網を構築しており、原則としてご依頼日の翌営業日の集配を行います。 文書電子化サービスもご利用いただけます。
機密廃棄
保存期限が切れた文書などは、お客様の依頼に基づき、機密を保持したまま廃棄処理をします。また、ご希望により廃棄証明書を発行します。
オフィスの移転や書庫の整理などで発生する大量文書の引取廃棄も承ります。廃棄処理においては、提携先の製紙工場に持込み、原則として未開封のまま溶解処理を実施し、トイレットペーパー等へのリサイクルを行っています。
閲覧スペース
専用の閲覧室を完備し、機密性の高い閲覧環境を提供します。
一度に大量の検品作業を行いたいのに、オフィスではスペースが足りない・・・。そんな時には、各倉庫に設置されている「閲覧スペース」をご利用ください。
機密性が保たれた空調完備の個室でお客様の大切な情報記録媒体の検品作業などが行えます。
※ご要望に応じて、机や椅子をご用意いたします。
※施設によって、仕様は異なります。
GLP資料保管サービス
GLPとは、医薬品・医療機器の非臨床試験段階を規制する省令です。以後、段階を追ってGCP（臨床試験）、GMP（医薬品製造）、GVP（製造販売後安全管理）、GPSP（製造販売後調査）などの省令が設けられ、これらはGxPと総称されています。そして、GxPに従い保存すべき文書や標本類は「GxP資料（記録）」と呼ばれます。そのなかでも特に規制が厳しいのがGLP資料で、保管施設がたとえ委託先の倉庫業者であっても「外部契約型資料保存施設」として公的な機関による適合性調査の対象となります。
当社は、複数の医薬品メーカーのGLP資料を取り扱った実績があり、GLP省令に準拠した組織体制やSOP（標準操作手順書）、信頼性保証（社内調査）の体制が整備されるなど、GLP資料保管サービスがしっかり確立されています。さらに、劇物を含むホルマリン標本など文書以外のGLP資料の取扱体制も万全です。
もちろん、GLP資料以外のGxP資料についても、ご要望に応じた最適な保管サービスをご提供しています。