文書管理の手間を省きたい
アーカイブズトランクルーム小売業様

事例分類

保管の事例

業種分類

文書

Q課題

国内に店舗網を広げ、店舗ごとの経理伝票などの業務文書を他社の営業倉庫で保管している。本社が各店舗を一元管理する際に、文書の保管数量や保管期限の把握が困難であったり、各店舗からの入出庫オーダーの取りまとめが煩雑であったりと問題が多く、見える化と効率化を図りたい。

Aソリューション

当社は文書保管のご要望に対してスペースの提供だけにとどまらない総合的なサービスをご用意しています。その中核となる当社独自開発の文書管理システム｢i-ARCHIVES（アイ・アーカイブズ）｣を、柔軟にカスタマイズした上でご提供しました。このシステムを使えば、カスタマイズされた入力欄を使って文書の登録をするなど、文書管理を無理なく実践することができ、複数店舗の文書管理情報も瞬時に見える化されます。
これまで入出庫オーダーは、本社が多数の店舗からのファックスを一元的にとりまとめて行っておられましたが、文書管理システム｢i-ARCHIVES｣の承認機能※を利用することで、一元管理という本社の役割を果たしつつ業務の煩雑さを解消。この結果、事務効率も大きく向上しました。

※承認機能/承認フローはお客様ごとに異なるため、様々なパターンに対応できるよう機能に幅を持たせています。