文書保管の自社管理から外部委託への切り換え
アーカイブズトランクルームメーカー様

事例分類

文書管理の事例

業種分類

文書

Q課題

本社事務所から遠く離れた自社物流倉庫で法定保存文書などを保管。文書の取り寄せや保存期限満了後の廃棄に手間がかかり、在庫管理もセキュリティも十分とは言えない。また、現在の文書保管スペースを別用途に活用したいなどの問題も発生している。

Aソリューション

当社の文書保管サービスの活用をご提案。現地を下見のうえ、当社が全国に展開するセキュリティに優れた倉庫のなかから最適な倉庫を選択し、移管計画を策定して、ご契約いただきました。基本利用料は「固定のスペース」ではなく文書保存用の「箱」数によって決まるので、将来の文書の増減に対してもフレキシブルに対応できます。移管時の在庫の棚卸、搬出、運搬などの実作業から、高度な文書管理ノウハウが蓄積されたWeb情報管理システムの導入支援まで、全てをお任せいただき、スムーズに移管を終えることができました。
今では、手元に取り寄せたい書類はWEB上で検索しワンクリックでご指示いただくだけで翌日配達。必要に応じて出し入れの記録をトレースすることも可能に。保存期限の満了時には自動で通知が届き、ワンクリックで廃棄をご指示いただけます（上長への事前承認申請機能もカスタマイズで実装可）。