文書管理のための総合的なアドバイスがほしい
アーカイブズトランクルーム賃貸管理会社様

事例分類

文書管理の事例

業種分類

文書

Q課題

賃貸管理に欠かせない賃貸契約書・工事/点検報告書・解約清算書などの文書保管・管理を全国約200の店舗ごとに実施。この結果、保管場所の確保が難しい、保存ルール・廃棄方法が統一できない、保存すべき文書と廃棄すべき文書が不明確になっている、個人情報のセキュリティ管理に不安があるなど多くの問題に直面している。

Aソリューション

当社が各地に展開するアーカイブズ・トランクルーム拠点のうち、ISO27001を取得し、個人情報管理にふさわしい高度なセキュリティ設備を持つ「羽生第一アーカイブズ」・「南港東営業所」を、東西の保管拠点とすることを提案。拠点集約に伴い、保存／廃棄文書の選別や、文書目録の作成なども行いました。さらに、保存年限規程を制定するためのサポートも実施。適切な文書のライフサイクル（保存と廃棄）を維持し、法令遵守を実現できるルールを制定しています。不要文書に関しては、引取り廃棄のサービスを提供し、機密性の高い文書も廃棄できるようにしました。
併せて、当社独自開発の文書管理システム｢i-ARCHIVES（アイ・アーカイブズ）｣も導入。搭載機能をカスタマイズできるので、専用システムとして運用し、社内の文書管理を標準化しました。保管環境だけでなく、システムも高セキュリティ仕様とし、個人情報保護法に対応しています。