約10,000件の契約書保管・電子化事例

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卸売業F社様

約10,000件の
契約書管理を刷新。
原本とPDFを一元管理

卸売業F社様では、顧客との取引契約書約10,000件を、社内の施錠可能なキャビネットで保管していました。しかし近年、事業継続計画（BCP）や情報セキュリティへの意識が高まる中、重要文書をオフィス内で保管し続けることに、セキュリティやBCPの観点から懸念が生じていました。また、契約書の閲覧には管理部門への申請とキャビネットの解錠が必要であり、従業員からは利便性の改善を求められていました。こうした課題を解決するため、契約書の保管体制と運用方法を抜本的に見直すこととなりました。

契約書
電子化
WEB
システム
導入
BCP
強化

課題

契約書の安全性を高め、必要な情報へ迅速にアクセス

契約書の社内保管には、セキュリティと災害対策の両面で課題がありました。施錠可能なキャビネットで管理していたものの、高度なセキュリティ環境とはいえず、紛失や情報漏洩のリスクがありました。また、オフィス周辺で大規模災害が発生した場合、重要文書が同時に被災する可能性もありました。さらに、契約書の閲覧には管理部門への申請が必要で、他の従業員が閲覧中の場合は待たなければならないなど、手間と時間がかかっていました。

提案内容

原本の安全な保管とPDF閲覧を両立する一元管理体制

当社では、契約書原本と電子データを組み合わせ、安全性と利便性を両立する管理体制をご提案しました。契約書原本は、耐震・耐火構造に加え、免震設備を備えた文書保管専用倉庫へ移管し同時被災を回避。ICカードによる入退室管理、監視カメラ、24時間365日の有人警備など、高いセキュリティ水準の環境で保管する体制を整えました。また、契約書タイトル、顧客名、締結日などの属性情報とPDFを一元管理できるWEB契約書管理システムを導入。部署単位のアクセス権限設定、社内ネットワークからのみ利用できるIPアドレス制限、強固なパスワードポリシーなどの情報セキュリティ対策も実装しました。さらに、契約書の電子化、属性情報の入力、完成したデータのシステムへの一括登録まで当社が代行し、導入時の負担を軽減しました。

導入後の効果

セキュリティとBCPを強化し、
契約書へのアクセスを迅速化

契約書原本を文書保管専用倉庫へ移管したことで、情報管理体制を強化し、災害時のリスクも低減しました。また、WEB契約書管理システムの活用により、営業担当者は必要な契約書をPDFで迅速に確認できるようになり、原本を探す時間や管理部門への申請業務を削減。管理部門の負担軽減にもつながりました。さらに、電子データの閲覧履歴や原本の取り寄せ履歴もシステム上に記録されるため、利用状況を適切に管理できる環境が整いました。原本の安全性と日常業務の利便性を両立した契約書管理体制を実現しました。

提案のポイント

原本保管・電子化・検索を一体化し、
契約書管理を刷新

単に契約書を外部保管するだけでなく、保管、セキュリティ、BCP対策、電子化、業務効率化を一体的に見直しました。原本の安全な保管とWEBシステムによる利便性向上を両立し、約10,000件に及ぶ大規模な契約書管理におけるリスクと運用負荷を同時に軽減しました。