小売業E社様
分散保管を集約。
全社の文書管理を
一元化
小売業E社様では、全国の店舗やグループ会社で発生する文書を、各拠点が選定した複数の倉庫会社に分散して保管していました。そのため本社の管理部門では、どの倉庫に、どの文書が、どれだけ保管されているのか把握しづらく、倉庫ごとに異なるサービス内容やセキュリティ水準、全体のコストを一元管理できないことが課題となっていました。保管されている文書は、グループ全体で約5,000箱。今後も全国の拠点から文書が発生することが見込まれていたため、単なる保管先の変更ではなく、全社的な文書管理体制そのものを見直す必要がありました。
-
コスト
削減 -
WEB
システム
導入
課題
分散した文書の所在・期限・コストを一元管理
各拠点で個別に運用されている文書保管体制を、どのように統一するかが最大のポイントでした。複数の倉庫会社を利用していたため、料金体系やサービス品質、セキュリティ水準がそれぞれ異なり、本社の管理部門が全体を把握しにくい状況でした。また、どの拠点がどの文書を保管しているのか一覧で確認できず、保存期限の管理や不要文書の整理も各拠点の運用に依存していました。その結果、保管コストの最適化や文書管理ルールの統一を進めにくい環境となっていました。さらに、約5,000箱という大規模な文書を、通常業務に影響を与えない形で移管する必要もありました。
提案内容
保管先の集約とWEBシステムで、全社の文書を可視化
当社では、複数の倉庫会社へ分散して保管されていた文書を、当社の文書保管専用倉庫1拠点に集約するプランをご提案しました。集約することで、保管ルールやセキュリティ水準、サービス品質を統一するとともに、全体物量をまとめるスケールメリットを活かしたコストの最適化を図りました。また、WEB文書管理システムを導入し、文書箱ごとの内容明細や保存期限を登録。各拠点で、どのような文書が・どれぐらい保管されているのかを一元的に把握できる環境を整備しました。管理部門と各拠点が同じ情報を共有することで、全社的な文書管理の標準化につなげました。
導入後の効果
全社の保管状況を見える化し、管理工数とコストを削減
約5,000箱の文書を一元管理することで、これまで把握しづらかった全社の文書保管状況を可視化しました。各拠点で異なっていた保管ルールや運用方法も統一され、管理レベルとセキュリティ水準の平準化を実現。管理部門では、文書の所在や保存期限を一覧で確認できるようになり、全社的な統制が取りやすくなりました。また、保管先を集約したことでコストを最適化し、個別契約の管理にかかっていた工数も大幅に削減しました。全国の店舗やグループ会社を含めた統一的な文書管理体制が整い、将来的な文書増加にも柔軟に対応できる環境となりました。
提案のポイント
分散保管を集約し、
全社で統一された管理基盤を構築
全国の店舗やグループ会社に分散していた約5,000箱の文書を、文書保管専用倉庫へ集約し、保管ルールやセキュリティ水準を統一しました。あわせてWEB文書管理システムを導入し、各拠点の保管数量や保存期限を一元管理できる環境を整備。全社の保管状況を可視化するとともに、管理工数の削減とコストの最適化を実現し、将来的な文書増加にも対応できる全社共通の管理基盤を構築しました。
※ 掲載内容は実際の支援事例を基に、守秘義務の観点から一部再構成しています。
CONTACT
お問い合わせ
文書保管のどんなお悩みも、
まずはお気軽にご相談ください。
