約3,000箱の文書移管・セキュリティ強化事例

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製造業D社様

工場での文書保管を
見直し。約3,000箱を
高セキュリティ倉庫へ
移管

製造業D社様では、全国の拠点で発生する文書を自社工場へ集約し、工場内の空きスペースを活用して保管していました。長年この運用を続けていましたが、最近になり、セキュリティ上の不安や、本来製造のために使用すべきスペースを文書保管に使い続けることへの疑問が社内で上がるようになりました。また、これをきっかけに保管文書数量を調査したところ、対象は約3,000箱に及ぶことが判明。長年蓄積された文書の管理方法や移管手順を検討する必要がありました。自然災害や事業継続計画（BCP）への関心も高まる中、重要文書をより安全な環境で保管したいというニーズも強くなっていました。

セキュリティ
強化
WEB
システム
導入
BCP
強化

課題

大量文書の安全な移管と、
工場担当者の管理負担軽減が課題に

約3,000箱に及ぶ大量の文書を、紛失や誤搬出を防ぎながら安全かつ確実に移管する必要がありました。対象には契約書や各種管理資料などの重要文書に加え、保存期限を過ぎた文書も含まれており、移管前の整理や仕分けも必要でした。また、工場担当者様は本来業務である生産活動を優先する中で、文書管理や閲覧依頼への対応、在庫確認も担っており、日常的な管理負担が生じていました。単に文書を移すだけでなく、従来以上のセキュリティと災害対策を備えた保管環境へ移管し、管理業務そのものを軽減することが求められていました。

提案内容

事前調査をもとに、安全で負担の少ない移管計画を策定

当社では、現地で保管状況や文書量、搬出経路を確認し、その確認結果を踏まえ、お客様の業務への影響を抑えた移管スケジュールを策定しました。新たな保管先には、ICカードによる入退室管理や監視カメラ、各種警備システムに加え、耐震・耐火構造や免震設備を備えた文書保管専用倉庫をご提案。重要文書をセキュリティと災害対策の両面から守る保管環境を整えました。また、搬出作業員や輸送車両も当社で手配し、お客様側で大規模な人員確保や輸送手配を行う必要のない体制をご用意しました。さらに、預け入れ・検索・取り寄せ・廃棄までを一元管理できるWEB文書管理システムをご提案し、工場担当者様が担っていた管理業務の効率化を図りました。

導入後の効果

セキュリティとBCPを強化し、工場の管理負担を軽減

事前調査と綿密なスケジュール管理により、約3,000箱の文書を大きな混乱なく移管。大量の文書を扱う作業でありながら、通常業務への影響を最小限に抑えて移設を完了しました。移管後は、高セキュリティかつ災害対策を備えた専用倉庫で保管することで、従来課題となっていたセキュリティリスクを低減し、BCPの観点からも安心できる体制を構築しました。また、工場担当者様が担っていた文書管理や閲覧対応の負担も軽減。WEB文書管理システムの活用により、文書の所在確認や取り寄せ依頼を効率化し、本来の生産業務により注力できる環境を整えました。

提案のポイント

大量移管から管理効率化まで、
工場の文書管理を包括的に支援

約3,000箱に及ぶ大量文書に対し、事前調査をもとに移管計画を策定し、通常業務への影響を抑えながら円滑な移設を実現しました。高セキュリティかつ災害対策を備えた文書保管専用倉庫に保管することで、セキュリティ強化とBCP対策を両立。さらに、WEB文書管理システムの導入により、文書の検索や取り寄せを効率化し、工場担当者様の管理負担軽減と業務効率向上につなげました。