出版業C社様
文書保管を見直し。
外部保管で長期的な
コストを最適化
出版業C 社様では、本社移転プロジェクトを進める中で、長年社内書庫に保管してきた文書の保管方法を見直す必要がありました。新オフィスでは、社員の働きやすさや業務スペースの確保を優先する方針から、従来と同規模の書庫を設置することが難しく、社内保管から外部保管への切り替えを検討されていました。レンタルスペースやトランクルームも候補に挙がっていましたが、保管対象が約1,500箱に及ぶことから、長期間利用することを考えると、スペースの確保だけでなく、保管量に見合ったコストや文書を利用する際の利便性も含めて比較する必要がありました。
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オフィス
移転 -
スペース
不足解消 -
コスト
削減
課題
保管コストを抑えながら、文書利用時の利便性も確保
候補に挙がっていたレンタルスペースやトランクルームは、スペース単位の料金で、文書量が減っても空きスペースにも費用がかかっているため、保管量の増減に合わせて柔軟に利用しづらく、長期的なコスト負担が課題となっていました。また、必要な文書を確認するたびに担当者が保管場所へ出向く運用では、移転後の業務負担が増えることから、必要な文書を速やかに利用できる運用を維持することが求められていました。
提案内容
箱数に応じた料金体系と集配サービスで、
無駄のない運用へ
当社では、約1,500箱の文書を保管できる文書保管専用倉庫をご用意し、保管箱数に応じて料金が決まる外部保管サービスをご提案しました。スペース単位の契約とは異なり、実際の文書量に合わせて利用できるため、空きスペースには費用はかかりません。また、必要な文書は集配サービスでお届けするため、担当者が保管場所まで出向く必要もありません。ご契約前には倉庫をご見学いただき、実際の保管環境やセキュリティ体制、運用の流れをご確認いただきました。
導入後の効果
新オフィスのスペースを確保し、
長期的な保管コストを最適化
約1,500箱の文書を当社倉庫へ移管したことで、新オフィスに大規模な書庫を設ける必要がなくなり、限られたスペースを執務エリアなどに有効活用できるようになりました。また、保管箱数に応じた料金体系へ切り替えたことで、文書量に見合ったコスト管理も可能に。必要な文書は集配サービスで取り寄せられるため、利便性を損なうことなく、長期的に無駄のない保管体制を整えることができました。
提案のポイント
必要な分だけ預け、
必要なときに取り寄せる文書保管へ
保管箱数に応じた料金体系により、文書量に合わせた無駄のないコスト管理を実現。必要な文書は集配サービスで取り寄せられるため、保管場所へ出向く負担も解消されました。本社移転に伴うスペース不足を解消するとともに、文書利用時の利便性を維持しながら、長期的な保管コストの最適化につなげました。
※ 掲載内容は実際の支援事例を基に、守秘義務の観点から一部再構成しています。
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