医療機関B様
移管。コスト削減と
セキュリティ向上を両立
医療機関B様では、長年にわたり、院外の賃貸施設でカルテを保管していましたが、保管専用施設を維持し続けるコストが負担となり、保管方法を見直すことになりました。患者様のカルテは個人情報を含む重要文書のため、従来よりもセキュリティの高い環境で保管したいという課題もありました。保管量を確認したところ、文書箱換算で約800箱に及ぶことが判明。院内に新たな保管スペースを確保することは難しく、安全性と運用性を両立できる外部保管先を検討する必要がありました。
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セキュリティ
強化 -
コスト
削減
課題
安全かつ負担の少ないカルテ移管体制が必要に
約800箱に及ぶカルテの保管先を確保するとともに、適切なセキュリティ環境を整える必要がありました。また、通常業務を続けながら大量のカルテを搬出・移管することは、院内スタッフにとって大きな負担となることが予想されました。さらに、定期的に棚卸や内容確認を行っているため、移管後も必要なときにカルテを確認できる運用を継続することが求められていました。
提案内容
高セキュリティ倉庫と閲覧環境を組み合わせた保管プラン
当社では、搬出作業から輸送、保管開始までを一括して対応するプランをご提案しました。保管先には、ICカードによる入退室管理や監視カメラなどを備えた文書保管専用倉庫を用意し、重要なカルテを適切なセキュリティ環境で管理できる体制を整えました。さらに、カルテの内容確認や棚卸に利用できる閲覧スペースをご用意し、従来の運用を大きく変えることなく利用できる環境を整備。保管費用についても見直しを行い、コストと運用性を両立できるプランをご提示しました。
導入後の効果
保管コストを抑えながら、カルテ管理の安全性を向上
約800箱のカルテを計画通り移管し、院外の賃貸施設に依存しない保管体制を構築しました。これにより、施設の維持にかかっていたコストを削減するとともに、従来よりも高いセキュリティ環境での管理を実現。必要に応じてカルテを確認できる閲覧環境も整備し、棚卸業務もこれまで通り継続可能に。カルテ保管での導入をきっかけに、現在ではその他の重要文書についてもご相談をいただいています。
提案のポイント
従来の運用を維持しながら、
コストと安全性を改善
搬出・輸送・保管までを一括して支援し、入退室管理や監視設備を備えた文書保管専用倉庫でカルテをお預かりしました。保管専用施設の維持にかかっていたコストを見直しながら、カルテのセキュリティを強化。閲覧スペースを活用することで、棚卸や内容確認などの従来業務を継続できる環境も整えました。
※ 掲載内容は実際の支援事例を基に、守秘義務の観点から一部再構成しています。
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