製造業Ａ社様
約1,000箱の文書を
計画的に外部保管
製造業Ａ社様では、本社ビル建て替えプロジェクトを進める中で、これまで社内で保管していた文書の管理方法を見直す必要に迫られていました。従来は本社内の書庫で文書を保管していましたが、新たに建設する本社ビルでは執務スペースやコミュニケーションエリアを重視する方針となり、書庫を設置しないことが決定。これに伴い、社内で長年保管されてきた文書の保管先を確保しなければならない状況となりました。
当初は書庫内に保管された文書のみ保管先の確保が必要と想定していましたが、各部署への調査を進めた結果、キャビネットや部署内で管理している文書も多数存在することが判明。対象となる文書は当初想定の約500 箱から約1,000 箱へと増加し、移管計画は想定以上の規模となりました。
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オフィス
移転 -
スペース
不足解消 -
WEB
システム
導入
課題
大量文書の移管と管理体制の構築が課題に
Ａ社様が抱えていた課題は、単純に保管先を探すことだけではありませんでした。
まず、約1,000 箱もの文書を保管できるスペースを確保する必要がありました。建て替え後は書庫を設置しない方針である以上、一時的な対応ではなく、今後も継続的に利用できる保管環境が求められていました。
また、本社建て替えプロジェクトそのものが大規模であり、総務部門は移転準備や各種調整業務に追われている状況でした。その中で1,000 箱規模の文書移管計画を立案し、搬出作業を管理し、輸送手段を確保することは大きな負担となっていました。
さらに、これまでは各部署が個別に文書を管理していたため、全社的な文書管理ルールが十分に統一されていませんでした。外部保管へ切り替えるのであれば、保管場所を移すだけでなく、文書の所在や保存期限を適切に管理できる体制も併せて構築したいと考えられていました。
提案内容
保管・移管・管理までをワンストップで支援
当社では、まず、約1,000 箱規模の文書を安全に受け入れ可能な文書保管専用倉庫をご提案しました。
加えて、保管サービスだけでなく、移管計画全体を支援する体制をご提案。お客様の移転スケジュールに合わせて搬出計画を立案し、必要となる搬出作業員や輸送トラックの手配まで一括して対応できることをご説明しました。
また、文書量が当初想定を大幅に上回ることが判明したため、お客様よりコスト面についてご相談をいただきました。当社では改めて保管料金を見直し、文書量増加を踏まえた価格体系をご提示。他社との比較検討が行われる中でも、高いコストパフォーマンスを実現しました。
さらに、WEB 文書管理システムをご提案。文書箱ごとの内容明細や保存期限を登録することで、部署ごとに管理が分かれていた状態から、全社統一の文書管理体制へ移行できる仕組みをご提供しました。実際にデモをご覧いただいた際には、操作性や利便性について高い評価をいただきました。
導入後の効果
安心・安全な文書保管と業務負担の軽減を実現
ご契約後は、お客様の箱詰め作業の進捗に合わせて搬出を実施しました。
約1,000 箱の文書を複数回に分けて計画的に搬出することで、業務への影響を最小限に抑えながら移管を完了。大量文書の移管にもかかわらず、大きなトラブルなく倉庫での保管を開始することができました。
これにより、新本社に書庫を設置する必要がなくなり、限られたオフィススペースをより有効に活用できるようになりました。
また、WEB 文書管理システムの導入により、文書の内容や保存期限を全社共通ルールで管理できる環境を整備。従来よりも統制の取れた文書管理体制を構築することができました。
さらに、移管計画の立案から搬出・輸送までを当社が担ったことで、総務部門の負担を大幅に軽減。
本社建て替えプロジェクトに集中できる環境づくりにも貢献しました。
提案のポイント
本社建て替えプロジェクトを支えた、
最適な文書保管ソリューション
保管サービスだけでなく、移管計画の立案から搬出・輸送までを一括してご支援しました。また、当初想定を上回る文書量にも柔軟に対応し、保管規模に応じた最適な運用プランをご提案。さらに、WEB文書管理システムの導入により、部署ごとに異なっていた管理方法を統一し、全社的な文書管理体制を構築。建て替えプロジェクトと並行しながら、業務への影響を抑えて円滑な移管を実現しました。
※ 掲載内容は実際の支援事例を基に、守秘義務の観点から一部再構成しています。
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