S社/文書
文書管理のための総合的なアドバイスがほしい

お客様の課題・相談内容

賃貸管理会社S社では、賃貸契約書・工事/点検報告書・解約清算書などの文書保管・管理を全国約200の店舗ごとに実施していました。そのため、保管場所の確保が難しい、保存ルール・廃棄方法が統一できない、保存すべき文書と廃棄すべき文書が不明確になっている、個人情報のセキュリティ管理に不安があるなど多くの問題を抱えていました。

当社のサービス&ソリューション

解決のポイント

重要文書の保管に相応しい高度なセキュリティ設備を持つ当社の東西2拠点へ、全店舗の文書の集約をご提案しました。さらにS社固有の文書管理ルールの制定をサポートし、文書管理システムに組み込んで運用するなど、ハードとソフトを効果的に組み合わせ最適なソリューションを提供しています。

S社への提案項目
高セキュリティの文書保管専用
倉庫への集約
ISO27001を取得し、個人情報管理に相応しい高度なセキュリティ設備を持つ「羽生アーカイブズ第1センター」・「南港東営業所」を保管拠点とすることを提案。拠点集約に伴い、保存/廃棄文書の選別や、文書目録の作成なども行いました。
文書保存ルール制定への
アドバイス
保存年限規程を制定するためのサポートも実施。適切な文書のライフサイクル(保存と廃棄)を維持し、法令遵守を実現できるルールを制定しています。不要文書に関しては、引取り廃棄のサービスを提供し、機密性の高い文書も廃棄できるようにしました。
文書管理システム
i-ARCHIVESの導入
搭載機能をカスタマイズできるので、専用システムとして運用し、社内の文書管理を標準化。保管環境だけでなく、システムも高セキュリティ仕様とし、個人情報保護法にも対応しています。
文書管理システム 「i-ARCHIVES(アイ・アーカイブズ)」

お問い合わせ

  • お電話でのお問い合わせ
  • インターネットでのお問い合わせ