住友倉庫

文書管理のための総合的なアドバイスがほしい
アーカイブズトランクルーム賃貸管理会社様

事例分類
文書管理の事例
業種分類
文書

Q課題

賃貸管理に欠かせない賃貸契約書・工事/点検報告書・解約清算書などの文書保管・管理を全国約200の店舗ごとに実施。この結果、保管場所の確保が難しい、保存ルール・廃棄方法が統一できない、保存すべき文書と廃棄すべき文書が不明確になっている、個人情報のセキュリティ管理に不安があるなど多くの問題に直面している。

Aソリューション

当社が各地に展開するアーカイブズ・トランクルーム拠点のうち、ISO27001を取得し、個人情報管理にふさわしい高度なセキュリティ設備を持つ「羽生アーカイブズ第1センター」・「南港東営業所」を、東西の保管拠点とすることを提案。拠点集約に伴い、保存/廃棄文書の選別や、文書目録の作成なども行いました。さらに、保存年限規程を制定するためのサポートも実施。適切な文書のライフサイクル(保存と廃棄)を維持し、法令遵守を実現できるルールを制定しています。不要文書に関しては、引取り廃棄のサービスを提供し、機密性の高い文書も廃棄できるようにしました。
併せて、当社独自開発の文書管理システム「i-ARCHIVES(アイ・アーカイブズ)」も導入。搭載機能をカスタマイズできるので、専用システムとして運用し、社内の文書管理を標準化しました。保管環境だけでなく、システムも高セキュリティ仕様とし、個人情報保護法に対応しています。

担当者の視点

当社は、お客様が直面しておられる文書管理に関する課題を総合的にとらえ、ハードとソフトを効果的に組み合わせて、最適なソリューションとしてご提供します。「高セキュリテイの文書保管専用倉庫への集約」「文書保存ルール制定へのアドバイス」「文書管理システムi-ARCHIVESの導入」という今回のご提案の大枠は、文書管理にお悩みの多くのお客様のご参考にしていただけることと思います。ご相談をいただければ、ケースに応じたベストソリューションをご提案いたします。

文書管理システム 「i-ARCHIVES(アイ・アーカイブズ)」

文書管理システム 「i-ARCHIVES(アイ・アーカイブズ)」
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